סיכום 2023 / 400 חמ״לים, פלטפורמה אחת

האזעקות של בוקר ה־7.10 תפסו את ערן רוזן, מוביל תכנית העמותות של חברת מאנדיי (monday.com) בביתו. בימי שגרה התכנית עוזרת ללמעלה מ־24 אלף עמותות ב־130 מדינות למחשב ולייעל את העשייה שלהן. בימי חירום צוותים ייעודיים מטעמה טסים לאירועי חירום בכל העולם. הפעם אירוע החירום לא היה דומה למשהו שהוא, כמו כולנו, הכרנו קודם לכן.

״אשתי גדלה בעוטף, וכמה דקות אחרי 06:30 בבוקר התחלנו לקבל הרבה הודעות ווטסאפ מהמשפחה״, הוא מספר. ״כבר אז הבנו שמדובר באירוע מסדר גודל אחר. בהתחלה אתה אומר ׳זה בטח פייק׳, שואל אם זה באמת, מנסה להבין מה קורה, אבל בגלל המשפחה והחברים הבנו די מהר״.

שלוש שעות לאחר מכן, בשעה 09:30, קיבל רוזן הודעת ווטסאפ מרועי מן, מנכ״ל ומייסד שותף של מאנדיי. בהודעה כתב מן שפנו אליו ממחאת ההייטק עם השאלה ״אם אנחנו יכולים לעזור לבנות מערכת לאירוח משפחות שמתחילות להתפנות מהעוטף. אמרתי לאשתי ולאמא שלי שאני עובר לחדר ליד להרים את המערכת. חצי שעה לאחר מכן, בשעה 10 בבוקר, המערכת הראשונה כבר הייתה באוויר״.

מאז ועד היום סייעה מאנדיי בהקמה של מעל 400 חמ״לים ברחבי הארץ, ולמרות שרוזן – שהוביל את הפעילות של מאנדיי לחמ״לים ביחד עם צוות החירום של החברה – חוזר ומדגיש ש״ארגוני הסיוע הם הגיבורות והגיבורים האמיתיים בסיפור הזה״, התרומה של מאנדיי ליכולת שלהם לסייע למי שצריך, היא מכרעת.

יש לכם את הגב שלנו

מאנדיי היא מערכת הפעלה לעבודה (Work OS), שבאמצעותה ארגונים בכל סדר גודל יכולים ליצור את הכלים והתהליכים הדרושים להם לניהול כל הבט בעבודתם. מאנדיי מאפשרת דרך יעילה ואינטואיטיבית לניהול צוותים, פרויקטים, תהליכים עסקיים ואופרציות מורכבות. למאנדיי למעלה מ־1,700 עובדים בתל אביב, ניו יורק, מיאמי, שיקגו, לונדון, ורשה, סידני, סינגפור, טוקיו וסאו פאולו.

 ״בזמן אמת, עוד ב־7.10, כבר שוחררו טפסים לאנשים מהמרכז שיכלו להציע בתים לאירוח, ולאנשי הדרום שחיפשו בתים להתארח בהם. בסוף היום אלפי אנשים כבר השתמשו במערכת, כשבמקביל פונים אלינו עוד ועוד ארגוני סיוע שמתמודדים עם כמות בקשות שהם לא מכירים, ומבינים שהם לא יכולים לעשות את זה בעזרת ווטסאפים וגליונות אקסל״. 

באותה שבת בשעות בערב שלח רוזן הודעה לכל עובדי מאנדיי שיש ארגוני סיוע רבים שמבקשים עזרה. ״תוך מספר דקות מאות אנשים ביקשו לסייע, בתמיכת הנהלת החברה שאמרה ׳יש לכם את הגב שלנו לעזוב את מה שאתם עושים ולהירתם למאמץ׳.

״צריך להבין שמאנדיי היא חברה גלובלית. אמנם המטה שלה בישראל, היא הוקמה בישראל ומרבית העובדים ישראלים, אבל יש לנו אתרים בחו״ל. מהר מאוד חלק מאירוע היה לפנות אליהם ולהסביר שאנחנו צריכים את הגיבוי שלהם, מה גם שעובדים רבים קיבלו צו 8 והתגייסו למילואים״.

בית חדש להתארח בו, פורמולה לתינוק בממ״ד, פרחים להלוויה; ספקטרום שלם של צרכים: ידענו להצטרף אל ארגוני הסיוע ולבנות מערכת בזמן אמת, לפעמים תוך חצי שעה, שיודעת לייעל את התהליכים שלהם

איך זה עבד אם כך?

״הקמנו מרכז שליטה בתוך מאנדיי שקיבל את הבקשות של ארגוני הסיוע, מכל הגדלים והסוגים: מהאקספו בתל אביב, אחים לנשק, ההייטקסיטים, בונות אלטרנטיבה, איחוד הצלה, ארגון לב אחד, מסעדת האחים, אוניברסיטאות ועוד. בימים הראשונים קיבלנו 40-50 בקשות סיוע לחמ״לים בכל יום, והיינו צריכים לתעדף מה חשוב ורלוונטי, יותר ופחות. ואם בשבוע־שבועיים הראשונים רוב היוזמות היו של המגזר העסקי, החברתי והפרטי, מאוחר יותר גם נכנסו גופים ממשלתיים גדולים יותר. זה ככה בכל מצב חירום.

״בסופו של דבר עד היום עזרנו בהקמה של למעלה מ־400 חמ״לים ברחבי הארץ, שניהלו קרוב ל־400 אלף טפסים לבקשות לעזרה: בית חדש להתארח בו, פורמולה לתינוק בממ״ד, פרחים להלוויה; ספקטרום שלם של צרכים. ידענו להצטרף אל ארגוני הסיוע ולבנות מערכת בזמן אמת, לפעמים תוך חצי שעה, שיודעת לייעל את התהליכים שלהם״.

אנחנו כאן כדי להישאר

רוזן, בן 36, עובד למעלה מעשור בעולמות שמחברים בין יזמות, טכנולוגיה והבטים חברתיים. לפני שלוש שנים נתקל במשרה של מאנדיי וכ״לקוח ומעריץ של המוצר״ הצטרף לחברה. ״מאז הצטרפו לתכנית העמותות עוד אנשים מדהימים, בתמיכה מלאה של החברה, מרמת המייסדים והמנכ״ל ועד כל העובדים שתומכים בפעילות״.

הפעם הראשונה שבה הבינו במאנדיי את פוטנציאל הסיוע במצבי חירום, מספר רוזן, הייתה עם פרוץ מגיפת הקורונה ב־2020, כשארגוני הסיוע והממשלה חיפשו איפה אפשר לרכוש ציוד רפואי כמו מנשמים. צוות של מאנדיי הגיע למרכז השליטה ומיחשב להם את כל התהליכים.

״אז הבנו את הפוטנציאל של המוצר ושל האנשים לעזור באירועי חירום, כשמהירות ויעילות שווה חיי אדם. הקמנו צוות ייעודי לזה – מרעידת האדמה האחרונה במרוקו, דרך אירועי שטפונות בצפון מזרח הודו ועד לשיא המלחמה בין אוקראינה לרוסיה. תחשוב על איש מכירות, מפתחת או מגייסת שביום־יום ממלאים את התפקיד שלהם בחברה, ואז כשיש אירוע חירום הם עוזבים הכל ומצטרפים לאירועים האלו.

״תדמיין מעצבת מוצר שביום־יום בונה את ממשק המשתמש של מאנדיי ועכשיו היא עוזבת הכל, באה לאירוע חירום, ויכולה לעזור לבנות חמ״ל למוצר שהיא עיצבה. זו הרבה מעבר לביזנס של החברה״. 

לאחרונה, מספר רוזן, פותח במאנדיי מודל שמשלב את הקהילה מסביב לעובדי החברה, כמו לקוחות מאנדיי שרוצים להתנדב, שותפים לדרך ואנשים מהקהילה. זה קרה בעקבות מאות החמ״לים שהוקמו מאז 7.10: ״ראינו הירתמות מרשימה של אנשים מהחברה והקהילה מסביב. זה לא מובן מאליו שאנשים יסעו לאיזורי מלחמה ואסון בתנאים לא תנאים״. 

מה הבנתם על המוצר בעקבות החודשים האחרונים? זה טסט־קייס מטורף של משתמשים.

״קודם כל שמה שאפשר את התמיכה בסקייל הזה, הוא העובדה שהמוצר של מאנדיי הוא סופר גמיש וסופר יוזר פרנדלי. אין הרבה מוצרים טכנלוגיים שתוך חמש דקות אתה מבין איך להשתמש בהם.

מה שאפשר את התמיכה בסקייל הזה, הוא העובדה שהמוצר של מאנדיי הוא סופר גמיש וסופר יוזר פרנדלי. אין הרבה מוצרים טכנלוגיים שתוך חמש דקות אתה מבין איך להשתמש בהם

״עמיחי אבן חן, שעובד ביום־יום כמנהל מוצר במאנדיי, הצטרף אלינו על ההתחלה למרכז השליטה. הוא עבר על כל הבקשות שקיבלנו וזיהה פאטרן ש־80 אחוז מהארגונים חוזרים על 80 אחוז מאותן פעולות. בזמן אמת הוא בנה מוצר חמ״ל חירום על גבי הפלטפורמה של מאנדיי, וכבר מהיום הרביעי של המלחמה כל ארגון שפנה אלינו הוריד את המוצר הזה, מה שמאוד קיצר תהליכים. העובדה שמפתחים ומעצבים ומנהלות מוצר חווים את זה פירסט־הנד, זה מלמד אותם המון על המוצר.

״ארגנו באקספו סיור מאורגן למפתחים שראו איך משתמשים בשטח במוצר כדי לנהל תהליכים. עברנו בכל האזורים והמתנדבים הסבירו להם מה עובד ומה לא עובד להם במוצר, והם יכלו להטמיע המון מהפידבקים האלו לאחר מכן״.

 

אתה יכול לתת דוגמה?

״אחד הפיצ׳רים הכי משמעותיים במערכת הוא הטפסים. יש צוות שלם שהתחיל להיות הרבה יותר מעורב בכל העשייה, בקסטומיזציה של הטופס, לוגו, תמונה, שדות חסרים. בסוף כל היוזמות היו צריכים לייצר טפסים שאנשים היו צריכים למלא.

״אבל, מכיוון שאחד היתרונות הבולטים הוא קלות השימוש, באחד הארגונים מתנדב חדש מחק בטעות טופס חשוב. מהר מאוד עדכנו גרסה והוספנו הרשאות – מי יכול למחוק טופס בבורד מסויים. זו דוגמה לפידבק שקיבלנו מהשטח וישמנו בזמן אמת.

״היכולת לנהל תהליכים בצורה מאוד ברורה, באה לידי ביטוי גם בדשבורד שמאפשר להבין בשנייה מה קורה, ושמאוד קל לעשות לו קסטומיזציה ולהתאים אותו למידע שאתה מחפש״. 

מה עכשיו?

״אנחנו כאן כדי להישאר. המחוייבות החברתית של מאנדיי היא ב־די.אן.איי של החברה, עד אחרון העובדים. זה קורה בשגרה ובחירום, בארץ ובכל העולם, ומאנדיי מקצה לזה המון משאבים. 

״הגישה שלנו מלכתחילה היא לבנות את היכולות אצל הארגונים ולא לייצר בנו תלות. כשאנחנו מתחילים לעבוד עם כל ארגון אנחנו חושבים מהיום הראשון מה יקרה כשנשאיר אותם עם המערכת שלנו.

״ברמה הפרקטית כל החמ״לים שעזרנו להקים ועדיין פעילים, אנחנו ממשיכים לתמוך בהם בכל מה שהם צריכים. יש חמ״לים שנסגרו כי הם לא רלוונטיים, יש חמ״לים שהתאחדו, יש כאלו שכל יומיים שינו את היעוד שלהם – והתוכנה הגמישה שלנו מאפשרת את זה. תכנית העמותות שלנו פעילה 365 ימים בשנה, צוות החירום ממשיך עם פוקוס בישראל, במקביל לקשב למצבי חירום אחר בעולם שיתעוררו ויצטרכו את העזרה שלנו״. 

וברמה האישית?

״מהר מאוד נכנסנו למוד של סופר פוקוס על העשייה. זה עזר לחוסן של העובדים שהתעסקו בזה, במיוחד בטרפת של לעבוד 20 שעות ביממה, כולל סופי שבוע; זה המילואים של עובדי החברה שלא גוייסו למילואים. אני זוכר את הפעם הראשונה שהבנתי את המשמעות של הדבר הזה, כשחברה טובה של אשתי מהעוטף אמרה לה ׳את לא מבינה איך מאנדיי עזרו לי׳.

״בחודשיים האחרונים כל יום עקבנו אחרי כמות הטפסים ואמרנו הלוואי שהמספר יתחיל לרדת, שזה יגמר – ברמה האישית, האנושית, הלאומית. אז ברמה האישית אני נמצא בצוות ובמקום עבודה שכל הזמן מאתגר את האימפקט ואת היכולות גם בשגרה וגם בחירום. אנחנו עובדים עם 24 אלף עמותות בעולם, אבל יש בעולם 10 מיליון עמותות, אז יש לנו עוד הרבה עבודה; לא חסר אתגר. 

״הלוואי ולא יצטרכו אותנו אף פעם אבל אנחנו יודעים שזה עולם מלא באתגרים חברתיים וסביבתיים, ומאנדיי שם כדי לעשות את מה שהיא יודעת לעשות הכי טוב: לעזור למחשב את הארגונים האלו ולעזור להם להיות הרבה יותר יעילים״.