פגישה, חצי פגישה, מבט אחד ב־Teams

מי לא מכיר.ה את הסיטואציה הבאה: סוף היום, עוד פגישה מרובת משתמשים על גבי מסך המחשב. קשה להתרכז, הווטסאפ והמיילים מפתים מתמיד, וכל מה שרוצים זה שהפגישה כבר תסתיים ושנמשיך הלאה. אבל לא היה לנו כוח לרשום נקודות חשובות, ויום למחרת כבר קשה להיזכר מה סוכם ומי צריך לעשות מה.

בדיוק את זה מנסה לפתור Intelligent Recap, המוצר החדש שפותח בקבוצת MSAI של מיקרוסופט ישראל מחקר ופיתוח: הוא מסכם עבור המשתתפים את שיחות הווידאו שערכו ב־Teams (ה״זום״ של מיקרוסופט), מציג את תמלול השיחה לפי דוברים, ואף מחלק אותה לנושאים. 

בימים אלה הצוות עובד בין היתר על פרויקט Copilot שהוכרז על ידי מיקרוסופט בחודש שעבר. זו יכולת חדשה מבוססת GPT-4, שמאפשרת לדוגמה במקרה של הצטרפות באיחור לפגישת אונליין, לסכם בזמן אמת עבור המצטרף האחרון את הנאמר בה ולציין בפניו משימות או בקשות שהוכוונו אליו עד הנקודה שבה הצטרף. בנוסף, הפיתוח החדש עוזר למשתתפי הפגישה בזיהוי נושאים פתוחים והצפת דעות שונות שעלו בפגישה, ובכך מצטרף לסט של יכולות שתפקידו לעזור למשתתפים להפוך את הפגישה ליעילה יותר ולהיות פרודקטיבים יותר.

כך, עמוד הפגישה מציג את הקלטת הפגישה, תמלול שלה, טיימליין עם נקודות עניין (כמו לדוגמה משימות, שמות, מי שיתף מסך וכן הלאה), או טיימליין לפי דוברים (מתי דיברו), מתי הצטרפתי לפגישה, מתי עזבתי אותה ומתי הזכירו את השם שלי, ו״הכל קורה בצורה אוטומטית, אתה לא צריך לעשות שום דבר משהו מעבר לכך. גם אם פספסת את הפגישה״, מספר ניר ברטוב, ראש צוות עיצוב חווית משתמש בקבוצה.

״כשהקורונה התחילה, הבנו שהחיים שלנו עוברים למרחב הווירטואלי, וזיהינו עלייה ב־250 אחוז בזמן השהות במרחב הווירטואלי. מה שהיה אפשר לסגור בפגישות מסדרון כבר לא היה אפשרי, הבנו שיש צורך לעשות סדר בעולם הזה, וזיהינו שלמרחב הווירטואלי נכנס המון דאטה שלא היה שם קודם; וזה נכון גם היום בעבודה היברידית״.

בן שנפר, מעצב חווית משתמש בקבוצה, מוסיף ומספר ש״זה התחיל בפיילוט פנימי בתוך הקבוצה. פיתחנו מוצר, ולאחר מכן הפצנו אותו למאות אלפי עובדי מיקרוסופט. רצינו להבין אם הרעיון עונה על צורך אמיתי של משתמשים, להבין איך זה עובד, לקבל פידבקים, לעזור למודלים להשתפר, ולבדוק את חוויות המשתמש שיצרנו, ביחד עם צוותים בינלאומים מסין, מאפריקה, מאירופה ומארצות הברית״.

להבין את המגבלות של הטכנולוגיה ולגרום לה להשתפר 

ברטוב החל לעבוד במיקרוסופט לפני כארבע שנים. הוא בוגר המחלקה לתקשורת חזותית בשנקר (2016), ובמסגרת תפקידו כיום הוא מוביל צוות עיצוב בקבוצה שמפתחת טכנולוגיות בינה מלאכותית, שמשתלבות במוצרים שונים של מיקרוסופט.  

שנפר, מעצב חווית משתמש בקבוצה שהחל לעבוד במיקרוסופט לפני לפני כשנתיים, גם הוא בוגר המחלקה לתקשורת חזותית בשנקר (2021). במקביל לעבודתו במיקרוסופט הוביל עם שותפיו את פיתוח האפליקציה ״עזרה בדרך״, שמאפשרת לאזרחים ותיקים לבקש סיוע נקודתי מצעירים שגרים בסביבתם בפעולות יומיומיות שהם מתקשים לבצע.

בן שנפר: הבנו כמה פגישה היא משהו הרבה יותר מהרגע שהיא מתחילה ביומן. זה קורה הרבה לפני, עם שליחת אג׳נדה וקבצים רלוונטיים, והרבה אחרי כי יש משימות ופולואו־אפ ומה קורה אם פספספת פגישה או עלית רק לחלק ממנה

״כשהתחלנו לחקור את עניין הפגישות, הבנו כמה פגישה היא משהו הרבה יותר מהרגע שהיא מתחילה ביומן״, אומר שנפר. ״זה קורה הרבה לפני, עם שליחת אג׳נדה וקבצים רלוונטיים שצריך לעבור עליהם לפני שהפגישה מתחילה, ונגמר הרבה אחרי כי יש משימות ופולואו־אפ ומה קורה אם פספספת פגישה או עלית רק לחלק ממנה.

״ויש כל מיני סוגים של משתמשים – יש מי שארגן את הפגישה ויש את מי שבכלל לא רוצה להגיע לפגישה; או מי שמאוד רצה להשתתף אבל הילד שלו היה חולה או שהוא פשוט באזור זמן אחר בעולם״.

ברטוב: ״למדנו גם מה מעניין אנשים בפגישה. אם פספספת פגישה, איך אתה מנסה להתעדכן: מה אתה שואל קולגה שהיה בפגישה? מעניין אותך אם הזכירו את השם שלך? מה החלק שרלוונטי אליך. את כל זה התחלנו לפרק לפיצ׳רים״.

שלוש שנים אחרי פרוץ הקורונה, מה הבנתם?

שנפר: ״שיש לנו תפקיד כפול: מצד אחד להבין מה המגבלות של הטכנולוגיה ולשקף את זה למשתמשים, ומצד שני לגרום לה להשתפר. אחד הדברים שלמדנו הוא שמנגנון פידבק איכותי מאפשר למשתמש להחליט מה הוא מקבל: הכח נמצא בידיים שלו, אנחנו לא כופים עליו״.

למה הכוונה?

ברטוב: ״לדוגמה, המשימות בסוף הפגישה: להציג קודם את שם המשתמש, ואז מה המשימה, מה יקרה כשאתה לוחץ על הטקסט שמתאר אותה, איך אתה נותן קונטקסט מאיפה המשימה הגיעה. יש פה הליך עבודה משותף עם מדעני הדאטה שכותבים את המודלים, אבל אנחנו נמצאים בתוך החדר איתם ועם מנהלי המוצר והמפתחים, כדי לבנות את המודל בצורה הכי טובה.

״אז אם לחצת על המשימה אתה יכול לקבל או לדחות אותה. לא רצינו להספים משימות באופן אוטומטי שלא תרצה לקבל: אתה יכול לאשר או לערוך את המשימה, להוסיף טקסט. יש רשימות משותפות שיוצאות לכל פגישה וזה מתועד שם״. 

שנפר: ״בהתחלה גם חשבנו שהמשימה צריכה להגיע רק למשתמש שאמור לבצע אותה, אבל עם הזמן הבנו שמשימות שונות יכולות לעניין עוד משתמשים; שלהבין שהמשימה נאמרה ושמישהו עליה – זה משהו שצריך להנגיש לכולם״.

ברטוב: ״יש הרבה מקום ב־UX לוודא שאנחנו מסבירים למשתמשים את הדברים בצורה הנכונה. נהיה מאוד זהירים. לדוגמה, נגיד ׳יכול להיות שמישהו הזכיר את השם שלך׳. נשים דגש על מיקרו־קופי זהיר, שמבין את הרגישות של המודל בשביל שהחוויה תהיה נעימה. פידבק הוא לא ׳נייס טו האב׳: אם לא יהיה פידבק איכותי המודלים לא ישתפרו וגם זה חלק מהותי מהחוויה של המשתמש״.

לך תסביר לפני שנתיים מה זה בינה מלאכותית 

צ׳אט GPT הוא אולי טכנולוגיית ה־AI הכי מוכרת מהשנה האחרונה, שהשתלבה ב־Intelligent Recap, אבל המוצר החדש משלב מודלים נוספים שנבנו בקבוצת MSAI בשנים האחרונות. ״זה משהו שהקבוצה עובדת עליו במשך שנים״, מבהיר ברטוב, ״זה לא משהו חדש מבחינתנו״.

מה האתגר בלעבוד עם בינה מלאכותית?

״אנחנו תמיד מנסים להבין מה הבעיה, מי המשתמש בקצה, ודרך זה להבין מה המודל הנכון. באופן כללי, כשעבדנו פעם על הדברים היה דיסוננס יותר גדול בין החלום למציאות. גם אז וגם היום, ביחד עם מנהלי המוצר ומדעני הדאטה, אנחנו מעצבים חזון, מתווים דרך, מבינים לאן אנחנו רוצים להגיע, מפרקים את הדרך לשלבים ומבינים מה אפשר ליישם עכשיו, מה בחצי שנה הקרובה, וכן הלאה. זה תהליך שלוקח זמן״.

שנפר: ״יש משהו מרגש בלעבוד במשך שנתיים על טכנולוגיה סופר חדשה ומרגשת שאי אפשר לדבר עליה. לך תסביר לפני שנתיים מה זה בינה מלאכותית, כשאנשים מדמיינים רובוטים שמדברים אחד עם השני״.

בטח היה נחמד סוף כל סוף לספר, ושאנשים גם יבינו על מה אתם מדברים.

״כן, היה משהו מאוד משחרר סוף כל סוף בלספר גם להורים מה אנחנו עושים, כשאנשים כבר מבינים מה זה הדבר הזה. זה חלק מהדברים הכיפיים פה: אתה עובד על הטכנולוגיה הכי מתקדמת הרבה לפני שהיא יוצאת לעולם, בצוותים חוצי יבשות; החשיפה שלנו כמעצבים מאוד רחבה לתרבויות שונות של עיצוב.

״אנחנו לא רק צרכנים של תובנות ועכשיו צריכים לעצב אותן, אנחנו יכולים להשפיע על התוצר, איך הוא יתקבל, ולהשפיע הרבה לפני שזה יוצא החוצה״.

ברטוב: ״היום הטכנולוגיות החדשות הרבה יותר נגישות. ביום שישי האחרון דיברנו בארוחת ערב משפחתית על צ׳אט GPT, כולם כבר מתנסים בזה״.

ומה היחס שלכם לבינה המלאכותית? אתם יותר נלהבים או מפחדים מנבואות הזעם?

״בסופו של דבר הכלים של הבינה המלאכותית הם כלי עזר; גם אנחנו משתמשים בכלים של AI לשפר את העבודה שלנו. זה לאו דוקא יחליף אותי: זה יעזור להיות יותר פרודוקטיבי, לעשות את העבודה בצורה יותר טובה. יכול להיות שיוולדו מקצועות חדשים אבל זה לאו דוקא יותר מאיים, זה לעשות משהו הרבה יותר טוב בצורה פחות קשה.

״בכל תהליך דברים משתנים. היה פעם סדר ודפוס והיום אין. זה רע? אני לא בטוח. הדברים מתנהלים היום בצורה אחרת, יותר מהירה. הדברים משתנים עם או בלי AI. אמרו שעוד מעט יהיו מכונות אוטונומיות. אני לא אוהב לנהוג, וברגע שתהיה מכונית אוטונומית אני שם״.

ניר ברטוב: אולי פעם לא היה ברור מה מעצבים מביאים לשולחן, איך אנחנו תורמים לחברה ולביזנס, אבל היום אנחנו מאוד מעורבים אסטרטגית במה שקורה בקבוצה שלנו. דברים לא מגיעים אלינו בדיעבד. אנחנו מובילים ביחד עם כולם את הספינה קדימה

שנפר: ״זה מאפשר לאנשים לגשת לידע שבעבר היה נגיש לקהל הרבה יותר מצומצם. וכמו שעבדנו על המוצר הזה במשך שנתיים, אתה רק יכול לדמיין מה יקרה בשנתיים הבאות. מה שמוביל אותנו זה לעזור לאנשים להתנהל יותר טוב בעולם״. 

ואיך ההרגשה לעבוד על דברים כאלו שרק לפני רגע סיימתם את הלימודים?

״זו זכות גדולה להיות בפוזיציה לעצב מוצרים שמשפיעים על מאות מיליונים של משתמשים. אני מאוד מעריך את זה. השילוב הזה בין להבין את הצורך, לזהות בעיה קיימת, ולנסות לשפר ולהביא משהו חדש, זה הסוד והמתכון לייצר מוצרים שיש להם ערך אמיתי בעולם״.

ברטוב: ״זה מדהים. זה חלק מהתפיסה של מיקרוסופט מה באמת התפקיד שלנו. אולי פעם לא היה ברור מה מעצבים מביאים לשולחן, איך אנחנו תורמים לחברה ולביזנס, אבל היום אנחנו מאוד מעורבים אסטרטגית במה שקורה בקבוצה שלנו. דברים לא מגיעים אלינו בדיעבד. אנחנו מובילים ביחד עם כולם את הספינה קדימה.

״אנחנו נמצאים קצת במשהו שהוא כמו גן עדן לטכנולוגיה, במקום שאנחנו יכולים להגשים בו חזון. אני זוכר את עצמי כסטודנט בשנקר, אז מסלולי ההתמחות היו מאוד ברורים, אבל אני הייתי מהסטודנטים שרוצים לעשות הכל. הראיה המרחבית היא להבין שיש בעיה שאתה רוצה לפתור, ושיש לך סט כלים בארסנל שאתה יכול להשתמש בו. כרגע אחד הכלים הוא  AI, ואם אתה מבין אותו אתה יכול להשתמש בו כדי לפתור בעיות״.